Alur Transaksi

ALUR TRANSAKSI

Alur Transaksi Pembelian

Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Barang atau jasa yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, pedagang dan produsen. 

Bagi konsumen, barang atau jasa yang dibeli akan digunakan untuk konsumsi sendiri, misalnya barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang dan barang mewah. Bagi pedagang, barang yang dibeli akan dijual kembali dengan maksud untuk memperoleh keuntungan. 

Bagi produsen, barang yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, digunakan untuk menunjang proses produksi. 

Alur transaksi pembelian dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut :

a.      Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :

§  Intuitif, cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan pelanggan..

§  Penelitian pasar, yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.

§  Perhitungan stok barang, bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang. 

b.      Melakukan survey pasar 

Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.. 

c.      Menerima penawaran dari berbagai perusahaan

Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang, selanjutnya perusahaanperusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga. 

d.      Menentukan suplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual

e.      Membuat daftar barang yang akan dibeli

f.       Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang dipilih

g.      Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier

h.      Menerima barang

i.       Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (kualitas maupun kuantitas). 

j.       Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

NOTA PERMINTAAN BARANG Tanggal       :  Nama Supplier        : Alamat                   :  Kode                  Jenis Barang    Merk         Q         P         T       Ket. Barang

Alur Transaksi Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan yang bebas dari resiko kerugian akibat tidak terbayarnya barang. Oleh karena itu alur penjualan tunai ini diusahakan dibuat sesederhana mungkin bagi para pelanggan. 

Alur transaksi penjualan tunai dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (lisan maupun tertulis) yang dibuktikan dengan adanya surat permintaan (order)

b.      Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)

c.      Membuat dan menandatangani surat perjanjian

d.      Membuat invoice atau Faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsumen. Faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi

e.      Memeriksa barang dagangan sebelum dijual, diperiksa terlebih dahulu apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai dengan standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, maka barang dikembalikan lagi ke gudang

f.       Menerima pembayaran dengan terlebih dahulu mencocokkan invoice asli dan rangkapnya. Bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti

g.      Membuat bukti transaksi penerimaan uang berupa kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima

h.      Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan.

Alur Transaksi Penjualan Kredit.  

 

Sumber : http://www.gopixpic.com/. 19 Januari 2015

Penjualan kredit adalah penjualan barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu kemudian sesuai dengan penjanjian penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual mengeluarkan barang tanpa memperoleh kompensasi langsung dari pembeli. Penjualan jenis ini mengandung resiko kerugian karena dimungkinkan pelanggan melanggar perjanjian (tidak membayar, terlambat membayar atau pembeli bangkrut). Oleh karena itu penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian, misalnya dengan menerapkan prosedur penjualan kredit secara ketat. 

Alur transaksi penjualan kredit dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Alur penjualan kredit dimulai dari permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat permintaan (order)

b.      Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara) yang memuat kesepakatan-kesepakatan

c.      Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli

d.      Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan buktibukti yang dilampirkan

e.      Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya

f.       Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dengan melampirkan bukti hasil survey sebagai bahan pertimbangan. Persetujuan kredit dibuktikan dengan ditandatanganinya formulir aplikasi kredit

g.      Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan.

h.      Membuat surat perjanjian penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan

i.       Membuat bukti transaksi berupa invoice

j.       Menyerahkan barang dengan mengirimkannya secara cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan.

Alur Transaksi Penerimaan Kas 

Alur Harta kekayaan perusahaan yang paling cepat berubah jumlahnya adalah uang (kas), karena sifat perubahannya yang cepat tanpa diikuti oleh bukti kepemilikan. Uang tunai merupakan harta kekayaan perusahaan yang paling mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlindungan terhadap uang tunai harus benar-benar ketat. 

Alur transaksi penerimaan kas dengan disertai  bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain.

b.      Memeriksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya

c.      Menghitung jumlah transaksi dengan benar

d.      Menerima pembayaran dengan menghitung jumlah transaksi dengan benar

e.      Memeriksa keabsahan uang yang diterima. Gunakan alat untuk mengecek uang secara fisik. Apakah pelanggan menggunakan cek, maka periksa keabsahan cek tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengeluarkan cek tersebut

f.       Membuat bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi

Alur Transaksi Pengeluaran Uang Kas  

Alur transaksi pengeluaran uang kas dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang , dan pembayaran biaya-biaya.

b.      Menerima bukti pembelian yang dibawa supplier untuk kemudian dicocokkan antara bukti pembelian tersebut dengan rangkapannya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi

c.      Melakukan pembayaran dengan memberikan cek atau uang tunai

d.      Menerima bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh supplier.